Fonctionnement et utilisation
1. Comment fonctionne Kleos ?
Kleos fonctionne en mode hébergé. Ainsi, vos données sont stockées et sauvegardées sur des serveurs hautement sécurisés. vous pouvez y accéder via Internet de n'importe où, n'importe quand.
L'installation de Kleos sur votre poste se fait rapidement (en quelques minutes), et le plus souvent à distance par l'un de nos techniciens.
Vos données sont intégralement sauvegardées chaque soir et les sauvegardes sont conservées durant 30 jours consécutifs, sur nos serveurs hébergés par Deutsch Telekom.
Avec Kleos avoir un accès à un logiciel de gestion n'a jamais été aussi simple !
2. Peut-on utiliser Kleos n'importe où ?
Oui, Kleos est 100% mobile !
- Vous vous connectez de n’importe quel ordinateur, ou bien avec votre tablette équipée de Windows 8, il suffit d’avoir une connexion internet.
- Vous vous connectez avec votre Smartphone via l’application Kleos Mobile, disponible gratuitement sur AppStore et Android Market. Vous pouvez :
- consulter/créer/modifier des agendas et des tâches liés à vos dossiers,
- rechercher/consulter les dossiers et les contacts, appeler ces contacts ou leur envoyer un mail.
- Vous vous connectez sur un iPad via une application entièrement conçue pour liPad, disponible gratuitement sur l’AppStore. Toute information ajoutée ou modifiée depuis Kleos iPad est disponible en temps réel au cabinet et vice-versa :
- vous accédez à vos dossiers,
- vous consultez, modifiez et ajoutez des documents,
- votre agenda profesionnel ainsi que vos tâches sont toujours à portée de main,
- vous enregistrez ou mettez à jour vos activités (temps passé).
3. Puis-je accéder aux fonds officiels depuis Kleos ?
En souscrivant au module Kleos Fonds Officiels, vous accédez directement depuis Kleos à l’ensemble des codes, lois & règlements et à la jurisprudence, avec une recherche sémantique et des suggestions. Les documents peuvent être importés dans les dossiers Kleos ainsi que des listes de résultats (liens) pour une consultation ultérieure rapide et pratique.
Un gain de temps assuré dans la préparation de vos actes et la sécurisation de vos pratiques !
4. Puis-je accéder à Lamyline via Kleos ?
Si vous êtes abonné à Lamyline, Kleos vous offre une connexion directe sur Lamyline pour récupérer du fond, des jurisprudences, de la doctrine et les enregistrer dans vos dossiers Kleos. Vous pouvez également accéder et mettre dans vos dossiers les formules d'actes Lamy ProActa présents dans Lamyline.
Abonnement / installation
1. Quels équipements faut-il pour utiliser Kleos ?
Pour pouvoir utiliser Kleos, il suffit simplement d'avoir un ordinateur (PC), un logiciel de traitement de textes (par exemple Word) et une connexion Internet. Vous n’avez pas besoin d’investir et de maintenir un matériel coûteux (serveur, sauvegarde, accès distant...).
Pour les utilisateurs de Mac, Kleos est installé sur une machine virtuelle type Parallel Desktop. Kleos est également accessible via Smartphone et iPad.
2. Je suis déjà équipé d'un logiciel de gestion et je souhaite passer sur Kleos.
Comment se passe cette migration ?
Les équipes Lamy Logiciels traitent depuis des années des reprises de données d’un logiciel à l’autre. En fonction du logiciel que vous utilisez actuellement et de votre niveau d’utilisation de ses fonctionnalités, Lamy Logiciels établira un devis décrivant le périmètre de reprise envisageable de vos données et documents.
3. Y a-t-il une durée d'engagement sur mon abonnement Kleos ?
Non, il n’y a pas d’engagement de durée : vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment.
La restitution de vos données vous est évidemment contractuellement garantie, et gratuite, sous un format standard pour que vous puissiez facilement les exploiter :
- Microsoft-SQL Server pour les données,
- Arborescence classique de répertoires Windows pour les documents de vos dossiers.
4. Comment fonctionne la facturation de mon abonnement Kleos ?
La facturation de votre abonnement Kleos est simple, sans surprise et totalement en adéquation avec votre utilisation !
Elle est établie chaque mois et comprend :
- Le nombre d’utilisateurs enregistrés dans votre Kleos : ce nombre peut varier d’un mois à l’autre, en fonction de vos besoins, c’est vous qui décidez d’activer ou de désactiver vos utilisateurs.
- Le stockage de vos données est illimité et inclus dans votre abonnement.
Valeurs ajoutées, pourquoi choisir Kleos ?
1. Quels sont les impacts de Kleos sur l'organisation de mon cabinet ?
Kleos a été développé en tenant compte des besoins des avocats et pour vous permettre d’optimiser l'organisation de votre cabinet.
- Mobilité et travail collaboratif : vous accédez à vos dossiers où que vous soyez, et vous les partagez avec qui vous le décidez dans votre cabinet.
- Gestion de vos dossiers clients de A à Z : pour chacun de vos clients, vous centralisez dans Kleos toutes les informations nécessaires au bon déroulement de son dossier et vous réalisez toutes
- vos actions dans Kleos (production et stockage de documents, communication avec les différentes parties, suivi du temps passé, facturation, échanges RPVA…).
- Accroissement de votre productivité : Kleos intègre de nombreuses fonctionnalités futées qui vous font gagner du temps. Les plus utilisées
- intégration des mails dans un dossier depuis Outlook,
- synchronisation de l'agenda de vos dossiers avec Outlook,
- suggestion automatique de classement de vos e-mails dans un dossier précis, en fonction de sa provenance...
- Pilotage de l’activité de votre cabinet : Kleos vous propose des états préétablis pour le suivi de votre activité.
- Suivi financier : montants facturés et encaissés, impayés, dossiers à facturer, dossiers dormants depuis plus de 6 mois... Une synthèse par responsable de dossier est également proposée.
- Suivi de l’activité des membres du cabinet.
2. Combien de temps faut-il pour maîtriser mon logiciel Kleos ?
Kleos est simple et intuitif, sa prise en main est rapide.
- Les équipes Lamy Logiciels se chargent du paramétrage initial de votre logiciel Kleos : papier en tête, factures, emails...
- Chaque utilisateur bénéficie d’une formation à distance ou sur site lors de la mise en place initiale.
- Des formations continues sont incluses dans votre abonnement : réalisées à distance, vous les organisez quand vous le souhaitez, sans quitter votre cabinet, selon les besoins de chacun des
- utilisateurs (facturation, modèles d’actes, RPVA...).
- L’assistance téléphonique Kleos est également incluse dans votre abonnement.
3. Kleos intègre-t-il des modèles d'actes ?
Une sélection de 400 modèles d’actes est incluse dans votre abonnement Kleos, issus des formulaires ProActa Lamy, et tous fusionnables automatiquement avec les variables de vos dossiers.
Vous pouvez également intégrer les modèles de votre cabinet et les rendre fusionnables avec vos dossiers. Nos formateurs Kleos peuvent réaliser leur personnalisation dans le cadre du « Pack Accompagnement Kleos » ou d’une prestation sur mesure.
Sécurité / confidentialité
- 1. Comment sont garanties la confidentialité et la sécurité de mes données ?
Nous savons l'importance que vous accordez à ces critères, et c'est pourquoi Kleos vous garantit sécurité et confidentialité.
Un accès à distance totalement sécurisé : - des données cryptées en mode SSL avec clés 2048 bits, le plus haut niveau de sécurité disponible actuellement,
- un programme dédié sur votre ordinateur,
- un accès sécurisé par mot de passe et login.
- Une sauvegarde de l'intégralité de vos données réalisée tous les soirs et conservée pendant 30 jours sur nos serveurs. À noter que vous avez aussi la possibilité d'obtenir une copie de l'intégralité de vos données sur un CD.
- La garantie que vos données sont hébergées sur des serveurs 100 % dédiés à Kleos, et physiquement installés dans un pays de l’Union Européenne (plus précisément en Allemagne, sur les serveurs de Deutsche Telekom).
- La plateforme Kleos est certifiée McAfee et Norton Security, vous protégeant contre les intrusions et la transmission de virus. Tous les fichiers que vous intégrez dans Kleos sont systématiquement vérifiés par un antivirus.
- Une gestion des accès personnalisable : possibilité de protéger un ou plusieurs documents dans un dossier, ou bien l'ensemble du dossier et d'en restreindre l'accès à un groupe de personnes identifiées.
Avec Kleos, vous n’avez plus à investir dans des serveurs, des systèmes de sauvegarde et de sécurité onéreux. Nous nous en chargeons pour vous !
2. Kleos est-il labellisé e-barreau ?
Kleos est labellisé par le Conseil National des Barreaux et vous offre une intégration étroite entre e-barreau et vos dossiers :
- Consultation des dossiers TGI et CA directement depuis Kleos, rattachement de vos dossiers Kleos à leur équivalent e-barreau ;
- Consultation des audiences ;
- Intégration rapide des mails reçus dans vos dossiers Kleos ;
- Envoi simplifié des mails (au Greffe, entre avocats, au pénal) vers e-barreau avec conversion automatique des documents au format PDF, mise en copie en un clic de tous les contradicteurs sans ressaisie de leur adresse mail ;
- Envoi depuis Kleos de vos Inscriptions en Référé, Inscriptions au Rôle, Déclarations d’Appel, Constitutions d’Intimé...
Avec Kleos, l'utilisation du RPVA est simple et rapide !
3. Avec Kleos, mes données sont hébergées sur vos serveurs. Puis-je les récupérer ?
La restitution de vos données vous est évidemment contractuellement garantie, sous un format standard pour que vous puissiez facilement les exploiter :
- Microsoft-SQL Server pour les données,
- Arborescence classique de répertoires Windows pour les documents de vos dossiers.
Vous pouvez demander une copie de vos données à tout moment et lors de la résiliation de votre abonnement Kleos.
Pré-requis du système Kleos
Pour la liste complète des exigences techniques, cliquez ici.