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Droit22 octobre, 2020

L’organisation de votre assemblée générale virtuelle en pratique

Dans un article précédent, nous vous proposions un récapitulatif des possibilités juridiques pour organiser une assemblée générale en période de confinement. Dans cet article nous partagerons avec vous un plan d’approche rigoureux pour votre (première) assemblée générale électronique.

Un plan d’approche rigoureux

"Une bonne préparation, c’est 50 % de la réussite!"

Ce dicton est d’autant plus vrai lorsqu’il s’applique à l’organisation d’une assemblée générale virtuelle. Vous allez devoir y consacrer un peu plus de temps que d’habitude, surtout si c’est votre première assemblée générale organisée de cette manière.

Suivez la procédure suivante :

  • Fixez la date de l’assemblée générale.
  • Prévoyez suffisamment de temps pour permettre aux participants de poser leurs questions avant la réunion.
  • Analysez et testez les outils qui vous aideront à préparer l’assemblée générale en tant que telle. Dressez une liste de contrôle des critères auxquels les outils doivent répondre (fonctionnalités, prérequis à l’installation, version mobile ou desktop, prix, etc.).
  • Soyez clair dans votre communication sur la nouvelle méthode de travail adoptée. Prévoyez une chronologie claire et précise.

La préparation de la réunion

En tant que juriste d’entreprise ou assistant juridique, vous allez ensuite passer à la préparation effective :

  • Ordre du jour : inscrivez les points à l’ordre du jour. Définissez quels points exigent une décision de l’assemblée générale et requièrent donc un vote.
  • Documents : distribuez bien à l’avance tous les documents pertinents pour l’assemblée. Les participants pourront ainsi préparer minutieusement l’assemblée de leur côté. Vu la confidentialité des informations, veillez à la sécurité des échanges. Ne placez pas les documents sur des disques en réseau auxquels plusieurs collaborateurs ont accès et n’utilisez pas de systèmes publics de partage de fichiers comme WeTransfer.
  • Renonciations : vérifiez si des lettres de renonciation sont nécessaires pour certaines catégories de personnes.
  • Préparation des participants : donnez la possibilité aux participants, en privé ou dans un environnement sécurisé, de discuter ensemble de certains points à l’ordre du jour ou de prendre des notes. Insistez sur l’importance d’une bonne préparation pour l’efficacité d’une assemblée générale virtuelle.
  • Questions : donnez la possibilité aux participants de réagir ou de poser des questions complémentaires dans un délai déterminé.
  • Test : Demandez aux participants de tester l’outil et de se connecter 10 minutes avant le début de l’assemblée.

L'assemblée en tant que telle

  • Lancez la session en ligne une demi-heure avant le début de l’assemblée.
  • Réalisez des tests vidéo et sonores avec les principaux participants.
  • Commencez l’assemblée à l’heure convenue.
  • Accueillez les participants et réexpliquez les règles de la réunion en ligne (structure, interaction, son, image, vote...).
  • Enregistrez l’assemblée pour faciliter la rédaction du procès-verbal.

Cliquez ici pour lire l'article sur le cadre juridique relatif aux assemblées générales

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