Le report de l’assemblée générale
L’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 permettait aux sociétés de retorter le délai de convocation de l’assemblée générale ordinaire annuelle pour l’approbation des comptes de 3 mois supplémentaires.
Le décret du 29 juillet ne modifie pas les clôtures annuelles concernées par cette prorogation. Seules les clôtures comprises entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 peuvent reporter pour le moment leur AGO annuelle. Une société qui clôt ses comptes le 31 décembre 2019 devait en principe tenir son AGO dans les 6 mois. Ce texte lui permet de la tenir au plus tard le 30 septembre 2020.
L’assemblée générale écrite
Dans les cas où la loi permet que les décisions des assemblées puissent être prises par voie de consultation écrite, le recours à la consultation écrite des associés a été rendu exceptionnellement possible même en l’absence de clause des statuts le permettant ou même si une clause l’interdisait. Il en est de même pour les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.
L’assemblée générale virtuelle
Il est possible, à titre exceptionnel, de tenir les assemblées générales des associés et réunions des organes collégiaux sans la présence physique des associés quelle que soit la nature de l’assemblée. Et cela, même si les dispositions légales ou les statuts de votre société ne le prévoient pas.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que l’assemblée se tienne hors la présence physique des participants (par vote à distance) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Les membres de l’assemblée ayant le droit d’y assister (notamment associés et commissaire aux comptes) doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et l’heure ainsi que des conditions dans lesquelles elle se tiendra et doivent leur être communiqués les documents habituels.
Les dispositions relatives à la tenue de l’AG sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer (AGO ou AGE).
Le quorum et la majorité peuvent être calculés par rapport aux associés présents en visioconférence ou par conférence téléphonique.
Si rien n’a été prévu par les statuts, il faut au minimum pouvoir garantir une transmission :
- de la voix (téléphone, visio) ;
- en continu et simultanée (s’agissant des délibérations).
Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle doit permettre l’identification des participants et la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Pour ces réunions, vous voudrez peut-être envisager également un logiciel d'audit interne.
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