Il y a certainement peu d’environnements de travail nécessitant une sécurisation des données aussi élevée que les hôpitaux. Monsieur Filip Goyens, délégué à la protection des données de l’hôpital universitaire d’Anvers, faisait face à un défi d’autant plus important qu’il voulait gérer les données de pas moins de quatre hôpitaux différents d’un même réseau dans un seul outil centralisé. Avec le Logiciel de conformité RGPD de Wolters Kluwer, il a trouvé le compagnon numérique idéal: « Outre la centralisation des données de nos différents hôpitaux en un seul outil, nous considérons le support de Wolters Kluwer dans le cadre de ce projet comme l’un des principaux éléments de valeur ajoutée. »

Une alternative transparente aux documents Excel

Comme de nombreuses entreprises et organisations, la quête d’une alternative aux documents Excel qui soit à la fois adaptée, sûre et surtout transparente a conduit l’hôpital universitaire d’Anvers à s’adresser à Wolters Kluwer.

Filip Goyens explique : « Notre hôpital appartient au réseau d’hôpitaux Helix, qui regroupe encore quatre autres hôpitaux. Avant l’entrée en vigueur du RGPD, nous nous sommes réunis pour examiner comment nous pourrions compléter notre registre des activités de traitement. Nous avions commencé avec un document Excel. Ce format n’était toutefois pas adapté à nos besoins, car il ne laisse pas de trace numérique indiquant qui a changé ou ajouté quoi. »

« Notre service juridique, qui utilise déjà un autre logiciel de Wolters Kluwer, Kleos, a eu l’idée de faire appel à son Logiciel de conformité RGPD. La possibilité de tenir à jour les registres des différents hôpitaux en un seul outil constitue pour nous un avantage non négligeable. »

Un gain de temps grâce à une implémentation simple

Tant pendant le processus d’implémentation que par la suite, Filip Goyens et ses collègues ont pu compter sur l’aide et le support des spécialistes de Wolters Kluwer. C’est une autre raison pour laquelle l’hôpital universitaire d’Anvers a opté pour le Logiciel de conformité RGPD pour la gestion de son registre de données :

« Nous considérons le support de Wolters Kluwer dans le cadre de ce projet comme l’un des principaux éléments de valeur ajoutée. L’implémentation s’est d’ailleurs très bien déroulée. Le fait qu’il n’était pas nécessaire d’introduire toutes les données manuellement mais qu’il était possible de les importer à partir d’Excel nous a énormément aidés. »

Pour Filip Goyens, un autre facteur qui a pesé dans la décision est que l’hôpital universitaire d’Anvers ne doit pas s’inquiéter d’évolutions potentielles de la législation. Il explique : « Le logiciel est hébergé par Wolters Kluwer, qui se charge également des mises à jour et des extensions nécessaires. Comme Wolters Kluwer suit de près la législation et assure la conformité du logiciel, c’est du temps gagné pour nous. »

Maîtrise de l’ensemble de la politique RGPD

Quant à savoir s’il recommande ou non le logiciel, Filip Goyens ne doit pas réfléchir longtemps : « Je le recommanderais certainement. Cet outil offre de nombreuses possibilités, parmi lesquelles le registre des activités est la plus importante pour nous ; mais le registre des fuites de données est aussi un atout à ne pas sous-estimer. En somme, avec cet outil, vous avez la certitude de maîtriser en toute sécurité la politique RGPD dans son ensemble. »

Filip Goyens