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Fiscal, Contable y Nómina04 marzo, 2021

Digitalización de los RRHH: la firma electrónica

¿Cómo ganar eficiencia en las gestiones de RRHH? La firma electrónica es una herramienta que ayuda a digitalizar la labor de esta área empresarial, además de aportar otros aspectos muy interesantes sobre la digitalización de la empresa.

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El reto de digitalizar los trámites laborales

Cada vez con mayor asiduidad, los trámites presenciales están siendo suplantados por una gestión digital, gracias a la implantación de herramientas que permiten simplificarlos y agilizarlos.

La sustitución de reuniones presenciales por videollamadas, el intercambio de documentación online, el trabajo colaborativo basado en plataformas digitales, etc. son todo síntomas de una nueva forma de trabajar que en el caso de la gestión laboral y de RRHH tiene un gran impacto en el día a día. Cada vez más, y agudizado por el impacto del covid sobre las gestiones del departamento de RRHH, se impone una gestión laboral digitalizada

Finalmente, el elevado número de tareas y trámites en los que puede ser implementada la firma electrónica la convierte en un gran aliado en este nuevo camino: su uso abarca desde la firma de contrato laboral, protección de datos personales, nóminas, finiquitos, excedencias, ERE y ERTE, control de la jornada laboral, o formación interna, entre otros.

La firma digital aplicada en los RRHH

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Dentro de la transformación digital, la firma electrónica tiene grandes ventajas como garantía de autenticidad e integridad, un importante reto en aspectos como la máxima protección, reducción de costes y reducción del tiempo de realización de los trámites. 

Pero ¿existen diferentes tipos de firma para RRHH? ¿Cómo se realiza el proceso de firmar digitalmente un documento? Conozcamos los diversos tipos de firma:

Firma electrónica simple

Es aquella usada, de manera habitual, para trámites como ceder derechos de imagen o confirmar asistencia a un evento empresarial: en definitiva, para aquellos trámites básicos que únicamente requieren la conformidad del empleado.

Firma electrónica avanzada

Es el tipo de firma más usado en RRHH. La razón se sustenta en que tiene un mayor imperativo legal: es la que se aplica en casos ligados a ERTEs, finiquitos, renovaciones de contratos, documentos vinculados a la Seguridad Social, etc. Su modo operativo es sumamente efectivo e intuitivo: el empleado puede firmar desde su móvil, tras recibir un SMS que introduce en el momento de la firma y que tiene un periodo concreto de validez. Su aplicación está muy extendida en el ámbito bancario, aspecto que incide en que sea sumamente reconocido y, por tanto, de gran efectividad.

Firma avanzada biométrica

De manera similar a la firma electrónica avanzada, la firma avanzada biométrica dispone de un tiempo válido, para consolidar la fiabilidad y la no modificación del documento tras realizarse la misma. La principal diferencia es que en este caso se requiere de la presencia física del firmante. Es biométrica, por lo que implica que además de la firma, se aprecian aspectos intrínsecos a la recogida de la misma, como aquellos que muestran el movimiento o posición del bolígrafo.

En cuanto a la selección: ¿cómo elegir qué proveedor de firma conviene más a nuestra empresa? Debemos valorar una serie de puntos clave, que apelan a la seguridad y la fiabilidad de los documentos firmados. Listamos los principales: 

  • Trazado de las comunicaciones y tipo de contenido: la herramienta que elijamos debe transparentar al máximo el proceso completo de comunicación e intercambio de información, con el mayor detalle posible. Deberemos poder saber si el receptor ha recibido el contenido, lo ha descargado, si ha firmado el documento, etc.
  • ¿Cuál es el estado de la entrega y firma del documento? La solución más completa es la que nos permitirá no sólo conocer la fecha y hora exacta, sino también aspectos más concretos como la IP del cliente/servidor.
  • ¿Qué evidencias electrónicas nos aporta la plataforma? Tanto el navegador, como el protocolo utilizado, deben quedar reflejados.
  • Disponer de una solución que incorpore la firma electrónica en materia de seguridad, como evidencias electrónicas en formato XML, algo vital para el correcto desarrollo de nuestro departamento de RRHH. 

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Legislación sobre la gestión de procesos digitales

La legislación vigente se encuentra recogida en el Reglamento Europeo nº910/2014, que hace hincapié en la seguridad e integridad jurídica de la gestión de los procesos digitales en su conjunto y, de manera específica, en las firmas electrónicas. Sobre esta cuestión, el criterio normativo es claro, al establecer la admisión de tres firmas que prueban la identidad del firmante, disponen de un alto componente jurídico y, por tanto, son aceptadas para ratificar los documentos.

  • Firma electrónica simple: Se trata de la firma esencial, puesto que el remitente tan sólo debe verificar y aceptar el documento.
  • Firma electrónica avanzada: El trazado de la firma electrónica, asegura de manera indiscutible la identificación del receptor, por lo que la seguridad queda inalterada.
  • Firma electrónica cualificada: Su uso hace necesario disponer de un certificado digital, y es realiza mediante un dispositivo creado a tal efecto. Establece criterios de integridad y garantía jurídica al máximo nivel.
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