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Fiscal, Contable y Nómina18 febrero, 2022

Cómo obtener y renovar los certificados digitales

El certificado digital es la herramienta que permite realizar la identificación electrónica con total validez jurídica. En la actualidad, los diferentes tipos de certificados digitales se adaptan a múltiples necesidades, en respuesta a la creciente demanda de realizar trámites con la Administración y entidades públicas de forma segura. Es interesante recordar que esta forma de autenticación caduca, por lo que llegado el momento es imprescindible conocer el proceso para renovar los certificados digitales.

En este post vamos a ver qué caracteriza al procedimiento de acreditación para persona física y certificados de representante. Estos son los pasos a seguir y la documentación a presentar para la obtención y su renovación: 

¿Cuál es el proceso para obtener el certificado digital?

El certificado digital, tanto para persona física como certificado de representante, es expedido por la FNMT-RCM (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre- Real Casa de la Moneda). Este organismo confirma la identidad del suscriptor y los relaciona directamente a los datos de verificación de firma.

Hay que destacar que la FNMT ha variado sus procedimientos de acreditación durante la Covid19, por lo que es importante mantenerse actualizado. Temporalmente la acreditación de identidad se pudo realizar a través de las oficinas de Correos, pero, actualmente, esa opción no está disponible

El primer paso siempre que queramos obtener un certificado digital de persona física será acreditarnos personalmente en una de las oficinas de registro, que podemos localizar a través del buscador habilitado por la FNMT.

imagen post renovacion certificado digital


¿Cómo renovar los certificados digitales paso a paso?

El proceso de renovación empieza con la caducidad del certificado que disponemos. De esta forma una de las dudas más frecuentes relacionadas con la autenticación digital es ¿cómo saber cuándo caduca mi certificado? Para resolverla deberemos revisar los certificados instalados en nuestro equipo e identificar aquél en el que tenemos dudas. Una vez seleccionado el certificado podemos comprobar la caducidad en el campo "validez", donde nos muestra la fecha de inicio y fin del certificado. 

Si nos encontramos dentro de los 60 días previos a la caducidad del certificado, podremos renovarlo automáticamente desde el ordenador en el que lo tengamos instalado: 

  1. Software. Configuración previa e instalación del software que indica la FNMT (CONFIGURADOR FNMT-RCM)
  2. Solicitud. Desde el navegador en el que se realiza la solicitud de renovación, es necesario tener instalado el Certificado FNMT de Persona Física. Una vez ha finalizado el proceso de autentificación, se recibe una solicitud con un Código de seguridad. Este código permitirá descargar el certificado renovado.
  3. Descargar el certificado renovado. Transcurrida aproximadamente 1 hora, con el código de solicitud (enviado a la cuenta de correo señalada por el usuario) es posible realizar la instalación del certificado digital renovado, así como su copia de seguridad. 

Para qué sirve el certificado digital de persona física

Son múltiples las ventajas que se obtienen mediante la obtención del certificado digital, ya se trate de una persona física o bien representante. Centrándonos en el primero:

  • Evita desplazamientos y esperas en los trámites con la administración.
  • Aporta seguridad en los mismos.
  • Facilita múltiples gestiones online: presentar y liquidar impuestos, consultar multas de circulación, trámites para la solicitud de subvenciones, presentación de recursos y reclamaciones, así como la firma electrónica de documentos y formularios oficiales. 
  • Cualquier ciudadano español, mayor de edad en posesión de DNI puede solicitarlo y acreditar con total seguridad su identidad a través de la red.

Tipos de Certificado de representante: ¿qué ventajas tiene su uso?

La FNMT- RCM realiza la emisión de tres tipos de certificados de representante: 

  • Para Administrador Único o Solidario: como representante legal de las personas jurídicas en la contratación de bienes o servicios y en trámites con la Administración Pública.
  • Para Persona Jurídica: Se expide para personas jurídicas para establecer la relación entre ellas y las Administraciones Públicas, entidades y organismos gubernamentales.
  • Para Entidad sin Personalidad Jurídica: Para su uso en las relaciones con la Administración Pública, este certificado se expide a personas físicas que representan a entidades sin personalidad jurídica.

El uso del Certificado de Representante, además de simplificar y automatizar la gestión documental, supone un abaratamiento considerable en las gestiones con la Administración Pública. Al eliminar procedimientos manuales, se minimiza la posibilidad de erratas, y responder en los plazos adecuados a las obligaciones legales resulta mucho más sencillo. 

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Otras alternativas: herramientas que trabajan con certificados digitales

A este respecto existen herramientas que pueden solventar todos estos trámites de manera mucho más ágil, con sus propias entidades certificadoras y sin necesidad de pasar por todos los trámites de la FNMT. Algo que puede resultar muy útil para aquellos asesores y gestores que deben utilizar diversos certificados y estar pendientes de su validez y caducidad. 

En este sentido, IvSign aporta la posibilidad de generar y controlar el uso de los certificados digitales añadiéndose a Portal Neos, la solución para la gestión de notificaciones electrónicas que permite centralizarlas y evita sanciones por notificaciones no atendidas. 

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